calculator and pen

Vad har budget och toalettpapper gemensamt?

En gång i tiden fanns det ett företag med 3 000 anställda som lade upp en omfattande årsbudget. Varje höst rensade styrekonomerna de aktuella uppgifterna från SAP till Excel under de senaste åren och utvecklade scenarier för kostnadsutveckling över tid på konto- och kostnadsställenivån. När tabellen såg färdig ut tog de frenetiskt ut gruppmötena på fältet för att kontrollera de faktiska omständigheterna. Budgeten ”nedifrån och upp” gavs till ledningsgruppen, som gjorde den igen. Slutligen ville styrelsen fortfarande ha sin egen version och det var gjort på nytt, igen.

Man behöver inte vara en raketforskare för att förstå att det var en total röra.  Således blev den noggrant planerade budgeten till och med mindre värd än toalettpappret som hamstrades i början av coronapandemin.  Jag säger inte att budgeten borde totalt kastas bort. – faktiskt är det totalt motsatt.  Budgeten tillhandahåller riktlinjer, men parallellt kräver den verktyg och medel för att snabbt reagera på ändringar.

Det förgångna är det förgångna – följ prognosen genom året

Krisen kan vara vad som helst, inte bara relaterat till Covid-19, som kan göra att budgeten omkullkastas. Det kan vara nog att en budgeterad affär går i stöpet för att budgeten ska vara utdaterad.  Rullande prognoser har det pratats om i flera år, men det är endast nyligen man har sett att företag verkligen har börjat att göra så. Rullande prognoser håller sig inte till det finansiella året utan prognosen rullar vidare mot framtiden – över en vald tidsperiod.

Kom ihåg, att samtidigt som en rullande prognos bara är ännu en sak att lägga till din att-göra-lista över pågående uppgifter, så gynnar det organisationen på ett väldigt annorlunda sätt än fasta årliga eller halvårs budgetuppdateringar.  När det är svåra tider vänder sig företagsledningen till ekonomichefen oftare än vanligt och förlitar sig på data för att ta beslut angående företagets verksamhet.  Om så är fallet, så är det avgörande att informationen är uppdaterad, transparent och, framförallt, lättåtkomlig.  Rullande prognoser hjälper till att skapa scenarier, och vägleder företagets verksamhet och underlättar att hantera affärerna. För att detta ska fungera måste det fastställas att uppfattningen och datan är densamma för alla inblandade, och inte fragmenterad i exempelvis flera Excel-filer eller inrapporteringssystem.

Vad har man för nytta i stället för detta konstanta arbete? Mer tillförlitliga prognoser, större vinster, bättre lönsamhet och kassaflöde – bara för att nämna några saker. Bäst av allt, du behöver inte vänta till början på nästa skatteår utan du kan börja direkt.  Det är värt det.

Tveka inte att ta det första steget in i det moderna planeringsarbetet med Clausion