laptop with data

Vad ledningen förväntar sig av rapportering – få 5 tips för lyckad rapportering!

Rapportering kan ses utgående från många olika perspektiv. Systemleverantörer är intresserade av rapporteringsverktyg och den tekniska sidan av rapporteringen till exempel av olika datamodeller. Webbutvecklare och kodare kanske i första hand ser rapporten som en process: hur skickas data från vänster till höger? Vilka värden vill vi studera? Analytiker fokuserar på vad rapportens data säger och hur vi kan tolka det som står i rapporten? Vad kan vi dra för slutsatser av det här? I denna artikel diskuteras rapportering på en ännu högre nivå – det vill säga ur informationsbehovets vikt. Vad har företaget för behov vad gäller rapportering? Vad vill och förväntar sig särskilt företagsledningar av rapporteringen? Samla tips för att förbättra ditt företags rutiner vad gäller rapportering.

1. Inkorporera en strategisk vision i rapporteringen till ledningen.

Rapportera aldrig bara för sakens skull. Innan du skriver en rapport bör du fråga dig själv: vad är det jag ska rapportera och varför? Hur kan jag, mitt team eller min organisation dra nytta av den här rapporten? Viktigast av allt: innehåller rapporten ett strategiskt perspektiv? Strategin vägleder företagets beslutsfattande och verksamhet, så i varje rapport bör det ingå saker som är viktiga för strategin. Det här låter självklart, men tyvärr stöter vi ofta på rapporter som är långt ifrån det strategiska valet.

Vad händer om dina rapporter och företagets strategi lever sitt eget liv var för sig? I detta fall är det värt att fundera på om det finns något i strategin som bör rättas till. En annan – mycket troligare – möjlighet är att din rapport har kört fast. Nya viktiga siffror och uppgifter har med andra ord lagts till i rapporten under årens gång men inget har tagits bort. Antalet sidor har ökat hämningslöst. Rapporten bygger inte längre på strategi, utan är en blandning av allt möjligt. Rapporten är svår att läsa – och värst av allt – dess värde som verktyg för beslutsfattande har kollapsat.

2. Fokusera på framtiden när du bearbetar din rapport

Förutom att vara i linje med den strategiska linjen bör rapportering vara framtidsorienterad. Idealet är att informationen i rapporten leder till att bättre beslut kan fattas i framtiden. Istället för att rapportera inträffade händelser bör fokus i rapporten vara att förutsäga framtiden. Förutsägelser kan tas fram på två sätt: genom matematiska algoritmer eller genom beslutsfattande – det vill säga, beslut på stående fot genom fingerkänsla. Oavsett vilket alternativ man använder är det viktigt att söka så konkreta saker som möjligt som parametrar för rapporten. Var uppmärksam på de minsta enskilda sakerna som påverkar slutsumman – inte själva slutsumman. Enskilda saker, som till exempel temperatur, är lättare att förutsäga än glassförsäljning.

Syftet med prognostisering är också att hitta och svara på de minsta signalerna på marknaden. Hur skedde detta? Vid bedömning av verkligheten hittas kontinuiteter. När verkligheten rapporteras regelbundet finns det möjlighet att identifiera en trend. Och när trenden har identifierats kan avvikelser ses – och de beskriver verksamheten. Då är det dags att tänk på vilka saker som skapat avvikelsen. Är avvikelsen slumpmässig eller återkommande? Kan ditt företag på något sätt svara på den här avvikelsen nu eller i framtiden?

3. Adoptera det ekonomiska synsättet i dina rapporter

En av rapportörernas ursprungliga synder är att bli förälskad i sin rapport för mycket. Kom ihåg att rapporter inte lever för evigt – åtminstone i samma fas. Deras innehåll bör ständigt ändras. Om du tycker att din rapport drivits till fulländning, då är den förmodligen redan inaktuell. Se därför till att kritiskt granska din rapports innehåll och fokusera på att förbättra din rapportering. En annan fallgrop med rapportering är att rapportera allt möjligt bara för säkerhets skull. Tro inte att ju mer uppgifter ledningen får i knäet, desto mer nytta kommer de att ha av rapporten. För det förhåller sig precis tvärtom. Ta bara med framtidsorienterade frågor som är viktiga för strategin. Undvik att vara en petimäter, fokusera bara på de nödvändiga siffrorna.

Fundera också på hur du presenterar de här nödvändiga siffrorna. Lägg inte bara till viktiga siffror i rapporten utan att tugga på dem först, och förhåll dig till rapporteringen som en journalist istället.

Välj ut innehåll med ledningens behov i tankarna. Tänk på vilka saker som kan vara användbara för ledningen och fokusera på dem. Likt nyheter från en ekonomijournalist skall rapporter vara alltid färska. Siffrorna åldras snabbt, så de bör kunna överlämnas till ledningen utan dröjsmål. Så flexibilitet är en tillgång. Automatisera vad du kan och fokusera på att förmedla insikter. Tänk på rapporten huvudsakligen som ett tidssparande verktyg för ledningens beslutsfattande.

4. Avväg rapportens data: pris mot kvalitet

All data finns tillgängligt, men data har sitt pris. Informationen om konkurrentens produktbidrag struktur existerar, men priset för den informationen är hög. I värsta fall kan inhämtandet av data leda till rättsliga följder. Därtill kan det vara moraliskt sett fel samt oerhört dyrt att inhämta data. På grund av detta bör du naturligtvis inte försöka få all information, utan fråga dig själv: finns den data du behöver tillgängligt till ett rimligt pris? Är denna data relevanta för strategin? Hjälper det företaget att fatta beslut om framtiden?

Förutom datatyper bör datas exakthet övervägas. Förutom att den moderna världen är full av data, kan den också silas till sandkorn. Det rekommenderas dock inte på något sätt att överföra alla data till atomnivån. Det är inte fruktbart, och det bidrar inte nödvändigtvis till mer korrekta – eller åtminstone inte på ett praktiskt sätt – data i det slutliga spelet. Fundera på vilken datariktighet ledningen behöver för att dra slutsatser. Vid behov hör eventuellt efter vad de anser.

5. Kom ihåg rapporteringens gyllene regel ”Less is more”

Less is more, även när det gäller rapportering. I många företag rapporteras emellertid varje ny fråga som dyker upp. Men inget gammalt överges. Slutresultatet är ett orimligt stort rapportpaket som ingen läser. Låt inte din egen rapport köra fast, utan titta på dess innehåll kritiskt. Är de flesta data framtidsorienterade?  Kan dina data säga något om strategins genomförande? Om svaret är ja, tas det med i rapporten. Annars, ta bort det.

När du utarbetar ledningsrapporteringen, tänk på att den bästa möjliga rapporten kan vara en enkel liten resultattavla som visar företagets viktigaste sifferuppgifter. Den kan till exempel beskriva fem nyckelindikatorer som är viktigast för företagets verksamheter och som rapporteras med vissa mellanrum. Rapporten gör det lätt att se målet och huruvida det har uppnåtts. Den gör det också möjligt för jämförelse över tid och att dyka ner bakom resultaten. Enkelt är vackert. Bakgrunden till det enkla visar tankeprocessen och diskussionen – en stor mängd arbete som sammanställts i ett lättolkat omdöme.

Rapporten kan ses som ett teleskop för framtiden.

Är det främsta syftet med ledningsrapportering att vara en visuellt tilltalande presentation med ett lugnande färgschema som kan sänka pulsen? Eller är den primära funktionen för ledningsrapportering att förse ledningen med så mycket information som det finns? Jag hoppas att du svarade ”nej” på båda dessa frågor. Därför att den viktigaste funktionen för ledningsrapportering är att förse beslutsfattare med siffror de kan lita på. Siffror som gör att de genast kan se om företagets mål och verksamheter överensstämmer. Siffror som sätter dem i stånd att fatta väl underbyggda och smarta beslut om ett företags framtid.