office building

Azets: Att hantera utmaningarna i en multikoncernmiljö

Som en nordiskt ledande leverantör av tjänster och tekniska lösningar inom redovisning, lönehantering, HR, bemanning och rådgivning behövde Azets ett tillförlitligt system för att möta behoven i deras multikoncernmiljö. Clausion hjälpte även till att effektivisera processer och skapa enhetliga riktlinjer.

En ersättare för Excel

Under 2016, när det stod klart att Excel inte längre kunde tillgodose kraven från Azets kunder, togs beslutet att hitta en ny och bättre lösning.

En stor del av Azets kundbas består av snabbt växande tillväxtföretag och företag som ägs av kapitalinvesterare.

”Koncerner som dessa har vanligtvis företagsarrangemang som är svåra att hantera med Excel”, förklarar Sirpa Haavisto, ansvarig för Group Reporting Service.

Azets behövde ett bra verktyg för att ersätta Excel.

Haavisto hade tidigare erfarenhet från Clausions olika lösningar och hade även använt Clausion i Azets kundprojekt. Beslutet var enkelt – Clausion gav en bra lösning för Excels brister eftersom det har bra stöd för förändringar, såsom förändringar i strukturella arrangemang och bokföring av dessa.

”Eftersom flera av våra kunder har verksamhet i Norden och använder flera valutor utöver euro innebär Clausion en bra lösning för att hantera valutakonvertering”, tillägger Group Accounting Specialist Kristina Segerqvist.

Seriöst arbete med en glimt i ögat

Azets Clausion-lösning inkluderar finansiell redovisning, konsolidering samt FAS och IFRS-paket. Prognos- och budgetfunktioner inkluderas inte, eftersom samma lösning (utan kundspecifika anpassningar) används av alla kunder i Azets multikoncernmiljö.

För dataöverföring har Azets Clausion-lösning gränssnitt till tre källsystem: Netvisor, Microsoft Dynamics NAV och Visma Business. Dessutom matas viss data in manuellt i systemet.

Azets otypiska multikoncernmiljö var utmanande att implementera. Utan ”färdiga mallar” att tillgå skapades en unik miljö enligt Azets speciella krav – en som möjliggjorde både FAS- och IFRS-rapportering.

Datasäkerhet och användarrättigheter var i särskilt fokus.

”Det var viktigt att säkerställa att ingen användare skulle se fel data av misstag”, betonar Haavisto.

Ett speciellt tack för det lyckade implementeringsprojektet går till Clausions mycket skickliga konsult. Stämningen lättades upp med humor bland allt seriöst arbete.

”Vårt samarbete var utmärkt och stämningen var god. Vi skrattade mycket ”, minns Haavisto och Segerqvist.

Gemensamma processer viktiga

Clausions system har uppfyllt kraven från Azets kunder väldigt bra. Azets har huvudansvaret för att använda systemet, och de har flera systemadministratörer. Ansvaret har delats mellan olika avdelningar och Clausion har hjälpt till att skapa gemensamma processer och riktlinjer.

”När det gäller Excel, har alla sina egna sätt att göra koncernredovisning, vilket gör att det lätt blir fel. I en multikoncernmiljö är det viktigt att ha gemensamma riktlinjer som alla följer.”

Sirpa Haavisto, Azets

Azets håller regelbundna möten för systemadministratörer för att enas om enhetliga riktlinjer och diskutera olika kunders behov. Utvecklingsförslag och idéer vidarebefordras till Clausion.

Alla Azets kunder har inte tillgång till Clausions system, men vissa använder det till rapportering och andra till datainmatning. Många slutanvändare uppskattar nyttan av exempelvis ”drill-down-funktionen” som ger möjlighet att direkt i en rapport kunna klicka se dokumentet som genererat siffran i rapporten.

Azets är väldigt nöjda med Clausions lösning.