Finlands Nationalopera och -balett: Den komplexa koreografin av löneprognoser

Clausions flexibla och mångsidiga lösning hjälpte Finlands Nationalopera och -balett att navigera bättre i löneprognosernas slingriga vägar. Det lättanvända systemet får beröm från slutanvändare.

Från Excel till Business Planning och Clausion

Före Clausion använde Finlands nationalopera och -balett sig av föregångaren Basware Business Planning. Tidigare hade Business Planning ersatt Excel, som visat sig vara otillräckligt för att skapa komplicerade löneprognoser.

”Löner utgör en stor del av våra kostnader och vi har ett tjugotal olika kollektivavtal”, berättar ekonomichef Ulla Paavola.

Finlands nationalopera och -baletts ekonomiska planeringscykel är lång. Under innevarande år görs en prognos på produktionsnivåer fram till slutet av året och även för de kommande två åren. Prognoser uppdateras på vägen.

Exempelvis görs koreograf- och regissörskontrakt för flera år framöver, och beslut om både gästartister och planer gällande bland annat scen- och kostymdesign förändras och blir tydligare längs vägen. Prognoser för sångares och dansares tilläggspensioner är också utmanande på grund av externa faktorer som påverkar kostnaderna.

Finlands nationalopera och -balett bestämde sig för att byta till Clausions system 2011, när de fick veta att utvecklingen av Business Planning skulle ta slut.

”Samtidigt hade våra olika avdelningar börjat ta mer och mer ansvar för sina egna prognoser och budgetar. Vi behövde ett system som skulle vara enkelt att använda för slutanvändare ”, tillägger Paavola.

Systemimplementering utförd av experter

Finlands nationalopera och -baletts system inkluderar ekonomisk rapportering och prognoser, prognoser för investeringar och avskrivningar, månadslöneprognoser, semesterlöneberäkning och personalstatistik. Dessutom använder de tilläggsrapporteringsfunktionerna Analytics och Dynamic Reporting.

Man kan ansluta till olika källsystem genom flera gränssnitt. Till exempel överförs faktiska fakturor från redovisningssystemet till Clausions system varje kväll. Dessutom importeras även:

Sammanlagt gick det krävande systemimplementeringsprojektet mycket smidigt. Framförallt har konsulternas höga kompetens varit imponerande.

”Konsulterna förstod väl vad vi ville åstadkomma med de olika lösningarna och kunde erbjuda sin kunskap i att planera systemet så att det skulle tjäna oss på bästa möjliga sätt”, reflekterar informationssystemspecialist Petra Tarkiainen.

Naturligtvis var ett så stort projekt inte helt fri från utmaningar. Genomförandet av en komplicerad löneprognoslösning krävde att prova sig fram om och om igen, men Paavola och Tarkiainen är nöjda med resultatet:

”Det har ju fungerat utmärkt.”

Clausion erbjuder allt som behövs

Clausions system har visat sig vara lättanvänt och mångsidigt, och det erbjuder allt väsentligt.

”Clausions lösning är väldigt flexibel. Det har varit mycket få frågor som konsulterna inte har hittat ett svar på”, säger Tarkiainen.

Finlands nationalopera och -balett består av fem administrativa avdelningar som utgör de ekonomiska prognoserna: opera, balett, teknik, administration och kommunikation. Systemets användare är vanligtvis chefer för olika avdelningar och deras assistenter.

Slutanvändare har antagit systemet mycket snabbt.

”Clausions system är intuitivt. Det har fått mycket beröm från användarna, eftersom det är så enkelt att använda,” berättar Tarkiainen.

Även underhåll av systemet sköts mest av egna systemadministratörer. Efter lite övning är det enkelt och snabbt att göra ändringar med en gång.

Sammantaget har systemet uppfyllt Finlands nationalopera och -baletts behov fantastiskt bra.

”Ibland föreslår nya medarbetare nya system när de börjar hos oss, men det går snart över. Efter ett tag vill ingen ha något annat system längre”, skrattar Paavola.


Administration av Finlands Nationalopera och -balett

Nationaloperan och -balettens verksamhet styrs av Stiftelsen för Finlands nationalopera och -balett. Stiftelsens organ består av en styrelse och ett förvaltningsråd samt en direktör som benämns chefdirektör