Lappia

Lappias stora organisatoriska transformation

och hur Clausion gjorde det komplicerade enkelt

När stora förändringar var på gång i Yrkesinstitut Lappia, låg ett krävande Clausion-uppgraderingsprojekt framför dem. Ansträngningar resulterade i ett banbrytande, mycket automatiserat rapporteringssystem.

Yrkesinstitut Lappia har använts Clausions nuvarande lösning sedan 2011, men historiken med Clausions finansiella planeringsprodukter går mer än 20 år bakåt.

”Clausions föregångare Basware Target och Business Planning var ett program som vi ansåg vara bra, så en uppgradering till Clausions moderna lösning var ett naturligt val, säger Marianne Sadinmaa, Lappias Controller.

År 2018 blåste nya vindar på Lappia i form av organisationsförändring och yrkesutbildningsreform. Lappias externa och interna redovisning omorganiserades vilket gjorde att hela den implementerade organisationsstrukturen behövdes helt göras om från grunden.

Att utforma organisationen från början var en lång process, och den komplexa implementeringen krävde mycket arbete. Clausions konsult spelade en ledande roll i projektet genom att komma med idéer för bra lösningar. Strukturen anpassades helt till Lappias behov – ingen annan utbildningsanordnare har en liknande organisationsstruktur.

Projektets framsteg var smidigt ibland, men vi stötte också på utmaningar på vägen och var tvungna att ta några steg tillbaka. Målet uppnåddes med lovvärda resultat – vi fick en lösning med en tydlig struktur som är enkel att använda.

”För närvarande får vi exakt den information vi behöver i enighet med organisationsstrukturen”, säger Juha Kallo, CFO på Lappia.

Även om utvecklingsprojektet krävde mycket arbete, började systemet tidigt leverera resultat.

”Utvecklingen startades från grunden i februari, och redan i maj fick vi ut relevant data på enhetsnivå enligt den nya organisationsstrukturen ” erinrar Kallo sig.

En banbrytande lösning

Som en del av utvecklingsprojektet, sökte Lappia även en lösning för att underlätta rapporteringen till Utbildningsstyrelsen.

Utbildningsstyrelsen genomför varje år en omfattande kostnads- och intäktsundersökning för statens bidragssystems. Informationen ska skickas in via Utbildningsstyrelsens egna webbformulär. För Lappia innebar det 27 unika formulär som skulle fyllas i.

En separat struktur byggdes för Lappia utifrån Utbildningsstyrelsens kostnadsstruktur, dvs. en enhetsstruktur baserad på kostnadsundersökningen. I samarbete med en Clausion-konsult matchades rad-för-rad enligt blanketterna, så att sammanställningen för ett konto eller en kontokombination kan överföras direkt till rätt plats på blanketten, för att sedan skrivas ut på papper.

Clausion har signifikant minskat behovet av manuellt och underlättat arbete tidigare gjordes i Excel.

”Man kan säga att denna del av lösningen sannerligen är banbrytande. En så fullt automatiserad struktur har inte funnits tidigare.”, konstaterar Kallo.

Mer detaljerad ekonomisk planering

Lappia är nöjd med den nya mångfasetterade Clausion-lösningen. Nu kan man utifrån den grundläggande organisationsstrukturen ta fram information för olika interna behov och funktioner. Dessutom kan man tack vare den anpassade strukturen rapportera information till Utbildningsstyrelsen.

Lappias Clausion har ca 40 slutanvändare och 3 huvudanvändare. Systemet har varit bekant för många sedan länge, men även nya användare har snabbt lärt sig att använda det användarvänliga systemet. Systemet har också medfört betydande förbättringar av den ekonomiska planeringen genom effektivisering av interna processer.

”Prognoser och budgetar har blivit väldigt träffsäkra nu när budgetberedningen kan genomföras på enhetsnivå. Tack vare att budgeteringen sker i faser kan vi noga följa utvecklingen av arbetet. De ekonomiska planerna slutförs i tid, och vi kan se till att arbetet fortlöper enligt överenskommelse och reagera snabbt på problem”, sammanfattar Kallo.

Även om systemet fungerar bra redan nu, finns det fortfarande ett planer på vidareutveckling. Planerna innefattar bland annat att skapa en närmare koppling mellan ekonomistyrningssystemet och Utbildningsstyrelsens processer.