Vad alla borde känna till om företagsbudgetering


En relativt liten del av personalen är direkt inblandande i företagsbudgeten, trots att den påverkar alla oavsett befattning.

Att företaget ska gå med vinst så att anställningarna kan tryggas även i framtiden är något samtliga i organisationen tveklöst kan skriva under på.

Från företagsledarnas synvinkel är det också viktigt att alla anställda är intresserade av företagsbudgeten, förstår, och förhåller sig till den.

En granskning av budgeten skulle rent av kunna vara en av de intressantaste delarna av månadsvisa möten eller kick-offer. Men vägen dit är inte helt självklar.

Hur får man till exempel de anställda att engagera sig i företagsbudgeten?

Hur planerar och följer man upp det hela på bästa sätt?

Dessa gåtor siktar vi på att lösa här nedan, så på med läsglasögonen och häng med.

man with laptop

Företagsbudgeten – Verksamhetens ryggrad

För att snabbt ta oss tillbaka till skolbänken: Företagsbudgeten är alltså en uppskattning av företagets månatliga eller årliga utgifter, intäkter och finansiella resultat. Precis som med rapportering är det huvudsakliga syftet att underlätta beslutsfattande och planeringen av företagets verksamhet.

Utan en budget har de anställda ingen uppfattning om nuvarande ekonomiska förhållanden eller någon aning om vad framtiden kan tänkas föra med sig. Att fatta viktiga beslut om exempelvis nyanställningar eller produktlanseringar under sådana förutsättningar är som att lösa en enkel biljett till problem.

Ändå är ett vanligt påstående man får höra titt som tätt att budgetering är onödigt i vår hektiska värld, där allt hänger på att snabbt kunna ställa om siktet allteftersom förutsättningarna förändras.

På det har Clausion ett vänligt men bestämt svar: Det stämmer inte.

Att med hjälp av budgetering kunna göra väl underbyggda uppskattningar om företagets framtid är tvärtom viktigare än någonsin.  

Däremot håller vi med om att en årlig budget som lever sitt liv som ett statiskt och oföränderligt Excel-ark, inte bidrar med särskilt mycket nytta nuförtiden.

Budgetering idag förutsätter en metod för att tolka omvärldens signaler och snabbt reagera för att anpassa sig till svängningarna.

Av den anledningen bör budgetering och prognoser vara en pågående process, istället för ett projekt som görs en gång om året.

Årsbudget och löpande prognostisering – Det bästa av två världar

Det finns lika många exempel på företagsbudgetar som det finns företag, men principerna är desamma.

Med budgetering menar man oftast att göra en årsbudget, det vill säga att skapa en ekonomisk ram för det kommande året.

Det innebär en mer långsiktig planering för att genomföra företagets strategi. Samtidigt är det ett verktyg för ekonomisk styrning som utgör grunden för att beslut ska kunna fattas på ett enhetligt sätt.

Även om det är ett högt tempo i dagens värld och företag ibland behöver anpassa sina budgetar snabbt, är det fortfarande viktigt att utarbeta en officiell årsbudget att luta sig mot.

Årsbudgeten skulle faktiskt kunna liknas vid ritningen på ett hus. Självklart är målet att bygga enligt anvisningarna, men som alla hemmafixare vet – ändringar kommer garanterat att dyka upp under resans gång. 

Därför ska årsbudgeten inte betraktas som ett dokument hugget i sten som blint måste följas, utan mer som riktlinjer vilka kan ändras under året med hjälp av prognoser.

För utan fortlöpande prognostisering och kontroll gör även den mest välarbetade budgeten inte särskilt mycket nytta.

Vad innebär då löpande prognostisering?

Den löpande prognostiseringen frigör årsbudgeten från att vara låst vid kalender- eller räkenskapsåret. I stället jobbar den, som namnet antyder, löpande. Kommande månader läggs kontinuerligt till i prognosen efter att föregående månads resultat har fastställts.

På så vis är den information som företaget har att jobba med alltid uppdaterad och korrekt.

Men som sagt, utan en stabil årsbudget att luta sig mot går maskineriet miste om full kapacitet. Risken är då att tappa det större perspektivet och få en för snäv bild av verkligheten.

människor i möte

När alla deltar blir budgetens skarpare

Processen för att skapa och uppdatera företagets budget måste vara tydlig, transparent och grunda sig på realistiska uppskattningar.

På så sätt ökar chansen att de anställda engagerar sig för budgeten och de fastställda målen.

Därför bör framtagandet av en budget vara en process präglad av deltagande, istället för en ensidig och färdigpaketerad prognos som utan vidare diskussion delas ut till de anställda.

Om vi på Clausion fick drömma, så skulle de anställda delta i utarbetandet av budgeten och få sina röster hörda när det kommer till att beräkna siffror som rör deras respektive områden.

När företagets budget är klar bör ledningen förklara budgetens beräkningar om detta krävs: vad grundar sig siffrorna på, och vilka saker påverkar dem?

Om det i budgetens mål ingår prestationslön eller bonusar är det viktigt att de uppfattas som rättvisa och möjliga att förverkliga.

Ett företags budget blir i så fall en gemensam insats från hela organisationen. Det kan uppnås med hjälp av moderna verktyg som gör det möjligt att genomföra budgetprocessen ”nedifrån-och-upp” vilket innebär att de anställda automatiskt blir engagerade och delaktiga.

Denna typ av decentraliserade bidrag till budgeteringen leder till att siffrorna blir ännu mer verklighetsförankrade och därigenom mer korrekta. 

Parallellt med mer engagerade anställda och skarpare siffror direkt från verkligheten, frigör också en budgetering framställd genom deltagande värdefull tid.

Tid som den ekonomiska ledningen kan lägga på att analysera data och utarbeta olika scenarier för en ännu mer lönsam framtid för företaget.

Intresserad att se hur Clausion kan hjälpa ditt företag?